가지급금 신청서

가지급금 신청서란

회사 돈을 쓸 일이 먼저 생겼는데 정확한 금액이 아직 확정되지 않았을 때, 대략의 금액을 미리 받아 두고 나중에 실제 지출액으로 맞추는 절차를 가지급이라고 합니다. 출장을 떠나기 전 숙박비와 교통비를 받아 가거나, 행사 당일 현장에서 현금으로 결제할 몫을 미리 챙기는 경우가 대표적입니다. 회계 장부에서는 아직 비용이 아니라 임시 계정으로 잡아 두었다가, 정산이 끝나야 비로소 여비교통비나 접대비 같은 제 이름을 찾아갑니다. 그래서 이 서식의 핵심은 금액보다 정산 약속입니다.

채울 때 신경 쓸 칸

• 사용 목적 — "출장" 한 단어가 아니라 어디에 무엇 때문에 가는지를 적습니다. 목적이 구체적일수록 나중에 정산 영수증의 성격을 설명하기 쉽습니다.
• 사용 기간 — 시작일과 종료일을 함께 적습니다. 이 기간이 정산 예정일을 정하는 기준이 됩니다.
• 정산 예정일 — 대부분의 회사가 사용 종료 후 며칠 안으로 정산하도록 정해 두고 있습니다. 사내 규정을 확인해 그에 맞춰 날짜를 적으세요. 이 칸을 비워 두면 결재가 잘 나지 않습니다.
• 지출 예정 내역 — 숙박·교통·식대처럼 항목을 나눠 예상 금액을 적습니다. 합이 신청 금액과 맞아야 합니다. 여유분을 넣었다면 그 사실도 적어 두는 편이 낫습니다.
• 입금 계좌 — 예금주 이름까지 씁니다. 신청자와 예금주가 다르면 사유를 사유란에 덧붙이세요.

정산까지가 한 세트입니다

가지급금은 받는 순간 신청자 개인의 채무처럼 관리됩니다. 사용이 끝나면 영수증과 카드 전표를 모아 지출결의서나 경비 정산서를 올리고, 남은 돈은 회사 계좌로 되돌려 보냅니다. 실제 지출이 신청액보다 많았다면 차액을 추가로 청구하면 됩니다. 정산이 늦어지면 회계 마감이 밀리고 담당자가 여러 번 재촉하게 되므로, 출장에서 돌아온 주 안에 처리하는 습관을 들이는 것이 좋습니다.

자주 생기는 문제

가장 흔한 것은 증빙 없는 현금 지출입니다. 시장이나 소규모 업소에서 현금으로 결제해 영수증이 없으면 정산 자리에서 곤란해집니다. 간이영수증이라도 받아 두고, 불가피하면 사용 내역과 상대방을 적은 지출 확인서를 함께 냅니다. 두 번째는 신청 금액을 넉넉히 잡아 두고 잔액을 오래 들고 있는 경우입니다. 회사 자금이 묶이는 것이므로 잔액은 정산일에 바로 반납하세요.

이 서식은 일반적인 실무 관행을 바탕으로 만든 참고용입니다. 가지급 한도와 정산 기한은 회사 규정에 따릅니다.