내용증명(대금 지급 촉구)

내용증명은 무엇을 해 주는가

내용증명은 우체국이 "이런 내용의 문서를 이 사람이 이날 저 사람에게 보냈다"는 사실을 증명해 주는 우편 제도입니다. 문서에 적힌 주장이 옳다고 확인해 주는 것은 아니고, 그 자체로 상대에게 돈을 내라고 강제하지도 않습니다. 그래도 실무에서 널리 쓰이는 이유는 두 가지입니다. 첫째, 지급을 요구한 사실과 그 시점을 남길 수 있습니다. 둘째, 미루던 상대가 공식 문서를 받으면 태도를 바꾸는 경우가 많습니다. 여러 번 전화했는데도 대금이 들어오지 않을 때 다음 단계로 흔히 선택합니다.

본문에 담을 것

• 수신·발신 정보 — 상호·대표자·주소를 정확히 적습니다. 법인은 등기부상 상호와 본점 주소를, 개인은 이름과 주소를 씁니다. 주소가 틀리면 배달되지 않아 아무 의미가 없습니다.
• 채권 발생 경위 — 이 문서의 핵심입니다. 계약을 언제 맺었고, 언제 무엇을 납품했고, 세금계산서는 언제 발행했으며, 얼마가 남았는지를 번호를 붙여 시간 순서로 적습니다. 형용사를 줄이고 날짜와 숫자를 늘리세요.
• 미지급 금액과 지급 기한 — 금액은 한 번 더 계산해 확인하고, 기한은 상대가 실제로 준비할 수 있는 날짜로 잡습니다. 지나치게 촉박하면 오히려 성의를 의심받습니다.
• 입금 계좌 — 적어 두지 않으면 지급 의사가 있어도 한 번 더 연락해야 합니다. 예금주까지 함께 적으세요.
• 기한 내 지급되지 않을 경우 — 예정하고 있는 조치를 담담하게 적습니다. 과장하거나 위협으로 읽힐 표현은 피하고, 사실과 절차만 적는 편이 훨씬 무겁게 읽힙니다.

보내는 방법

같은 내용의 문서를 3부 준비해 우체국에 가면 1부는 상대에게 발송되고, 1부는 우체국이 보관하며, 1부는 발신인이 보관합니다. 인터넷 우체국을 통해 온라인으로 접수하는 방법도 있습니다. 첨부하고 싶은 세금계산서나 거래명세서가 있다면 본문에 "별첨"으로 언급하고 함께 보내는 것이 좋습니다. 발송 후에는 배달 여부를 조회해 도달 사실을 확인해 두세요.

보낸 뒤에 할 일

발신인 보관본과 우체국 접수 영수증, 배달 조회 결과를 계약서·세금계산서·거래 내역과 함께 한 묶음으로 보관합니다. 상대가 회신해 분할 지급을 제안하면 그 합의도 서면으로 남기세요. 기한이 지나도 아무 반응이 없다면 소액 사건 절차나 지급명령 같은 방법을 검토하게 되는데, 이때 앞서 보낸 내용증명과 그 근거 자료가 그대로 출발점이 됩니다.

이 서식은 일반적인 실무 관행을 바탕으로 만든 참고용입니다. 채권의 성립과 소멸시효는 사안마다 다르므로 금액이 크거나 다툼이 예상되면 전문가와 상의하세요.