고객 관리카드

거래처 정보는 담당자 수첩이 아니라 회사에 있어야 합니다

영업 담당자가 바뀔 때 가장 크게 새는 것이 거래처 정보입니다. 연락처는 명함첩에, 결제 습관은 머릿속에, 지난 상담은 메신저에 흩어져 있으면 인수인계는 형식만 남습니다. 고객 관리카드는 그 흩어진 것을 한 장으로 모으는 문서입니다. 거래처마다 한 장씩 만들어 두고 접촉이 있을 때마다 이력 칸만 덧붙이면 됩니다. CRM 도구를 쓰는 회사라도 인쇄해서 회의에 들고 갈 한 장은 여전히 필요합니다.

어떤 항목이 실제로 쓰이나

• 사업자등록번호 — 세금계산서 발행과 거래처 조회의 기준입니다. 회사명이 비슷한 거래처가 여럿일 때 이 번호가 유일한 식별자가 됩니다.
• 담당자와 직위 — 이름만 적으면 그 사람이 결정권자인지 알 수 없습니다. 부서와 직위를 함께 적고, 담당자가 바뀌면 이전 담당자를 특이사항에 남겨 두세요.
• 거래 조건 — 마감일, 결제일, 결제 방식, 여신 한도를 한 줄에 적습니다. 이 칸이 비어 있으면 미수금이 생겼을 때 언제부터 연체인지 다투게 됩니다.
• 관리 등급 — 매출 규모만으로 나누지 말고 성장 가능성과 결제 안정성을 함께 보세요. 등급을 정해 두면 방문 주기와 응대 우선순위를 정하기 쉬워집니다.
• 주요 구매 품목 — 품목과 대략의 월 물량을 적어 두면 재고 계획과 신제품 제안 대상 선정에 바로 씁니다.
• 특이사항 — 이 카드에서 가장 실무적인 칸입니다. 명절 전 결제가 늦다든지, 특정 사양에 민감하다든지, 계약서에 안 적히지만 매번 부딪히는 것을 남기세요. 다만 개인 평가나 사적인 내용은 적지 않는 편이 안전합니다.

상담 이력은 짧게, 자주

이력 칸은 날짜 · 방식 · 내용 · 결과 순으로 한 줄에 담습니다. 자세한 내용은 상담일지나 방문 보고서에 있으니 여기서는 검색용 요약이면 충분합니다. 한 줄이 길어지면 카드가 금방 한 장을 넘습니다. 줄이 다 차면 오래된 것부터 별도 파일로 옮기고 최근 이력만 남기세요.

관리와 주의

이 카드에는 담당자의 이름·전화번호·이메일 같은 개인정보가 들어갑니다. 공유 폴더에 두더라도 접근 권한을 정하고, 인쇄본을 책상 위에 두지 않는 것이 좋습니다. 거래가 끝난 거래처의 카드는 회사에서 정한 보존 기간이 지나면 파기하고, 사업자 정보는 국세청 사업자등록 상태 조회로 주기적으로 확인해 폐업 여부를 함께 관리하면 미수금 위험을 줄일 수 있습니다.

이 서식은 일반적인 실무 관행을 바탕으로 만든 참고용입니다. 개인정보 수집·보관 범위는 회사의 개인정보 처리 방침과 관련 법령을 확인해 정하세요.