잔액확인서

결산 때 꼭 돌아오는 서류

분기나 연말 결산이 되면 경리 담당자는 거래처마다 남아 있는 미수금과 미지급금을 맞춰 봐야 합니다. 우리 장부에는 480만 원이 남았는데 상대 장부에는 450만 원만 남아 있는 일이 드물지 않습니다. 세금계산서 발행 시점이 달랐거나, 입금 한 건이 다른 거래처로 잘못 잡혔거나, 반품 처리가 한쪽에만 반영된 탓입니다. 잔액확인서는 기준일을 정해 두 회사의 장부를 맞춰 보자고 요청하는 서류이고, 회계 감사에서도 채권 잔액의 실재성을 확인하는 근거로 널리 쓰입니다.

칸별 작성 요령

• 기준일 — 가장 먼저 정해야 할 값입니다. 월말, 분기말, 결산일 중 하나로 잡고 양쪽이 같은 날을 기준으로 봐야 비교가 됩니다.
• 구분 — 받을 돈인지 줄 돈인지 헷갈리지 않게 고릅니다. 같은 거래처와 매출과 매입이 함께 있으면 두 장을 따로 보내는 편이 명확합니다.
• 잔액 — 기준일 마감 시점의 잔액입니다. 기준일 이후에 들어온 입금은 넣지 않습니다.
• 산출 내역 — 전기 이월, 당기 발생, 당기 회수, 기말 잔액 순으로 적으면 상대가 어디서 차이가 났는지 바로 찾습니다. 숫자만 던지면 회신이 늦어집니다.
• 회신란 — 상대가 채우는 칸입니다. 일치 여부를 고르고, 다르면 그쪽 장부상 금액과 짐작되는 원인을 적어 회신하게 합니다.

보내고 받는 요령

보낼 때는 회신 기한을 함께 안내하는 것이 좋습니다. 결산 일정이 촉박한 시기이므로 기한 없이 보내면 대개 묻힙니다. 회신이 늦어지면 담당자에게 전화로 한 번 확인하고, 그래도 답이 없으면 발송 기록을 남긴 뒤 우리 장부 기준으로 결산하되 그 사실을 감사 자료에 적어 둡니다. 차이가 확인되면 원인을 찾아 조정 전표를 끊고, 그 결과를 반영한 확인서를 다시 한 번 주고받으면 다음 결산이 훨씬 수월합니다.

차이가 났을 때의 순서

차이 원인은 대개 세 가지 안에서 나옵니다. 첫째는 시점 차이로, 기준일 직전에 발행한 세금계산서나 직후에 들어온 입금이 한쪽에만 반영된 경우입니다. 둘째는 상계나 할인처럼 한쪽만 처리한 조정입니다. 셋째는 단순 입력 오류입니다. 이 순서대로 짚으면 대부분 하루 안에 원인을 찾습니다. 확인이 끝난 확인서는 거래처별로 묶어 보관하면 다음 결산 때 출발점이 됩니다.

이 서식은 일반적인 실무 관행을 바탕으로 만든 참고용입니다. 회계 감사 절차에서 요구하는 조회서 양식이 따로 있다면 그 양식을 따르세요.