납품서

납품서는 물건을 따라갑니다

납품서는 물건과 함께 움직이는 서류입니다. 창고에서 물건이 나갈 때 같이 실려서 받는 쪽에 전달되고, 받는 쪽은 표에 적힌 품목과 실제 상자를 대조합니다. 거래명세서와 비슷해 보이지만 쓰임이 조금 다릅니다. 거래명세서는 보통 한 달 치 거래를 모아 청구 근거로 보내고, 납품서는 한 번의 출고 건마다 붙습니다. 그래서 분할 납품이 잦은 거래일수록 납품서가 여러 장 쌓이고, 나중에 발주 수량과 실제 납품 수량을 맞출 때 이 장수가 그대로 기록이 됩니다.

칸별 작성 요령

• 납품일과 납품번호 — 출고한 날짜를 적습니다. 번호는 연월일에 일련번호를 붙이면 같은 날 여러 건이 나가도 구분됩니다.
• 납품 장소 — 거래처 본사 주소가 아니라 물건이 실제로 도착하는 곳을 적어야 합니다. 물류센터와 사무실이 다른 거래처에서 사고가 가장 많이 납니다.
• 공급자 정보 — 회사명·대표자·사업자등록번호·연락처를 채웁니다. 한 번 저장해 두면 다음 납품서에도 자동으로 들어옵니다.
• 납품 품목 — 품명·규격·수량·단가를 줄마다 적으면 금액과 합계가 자동 계산됩니다. 발주서의 품명 표기를 그대로 옮겨야 받는 쪽에서 대조가 빠릅니다.
• 비고 — 분할 납품이면 이번에 보낸 수량과 남은 수량, 다음 출고 예정일을 적습니다. 이 한 줄이 재촉 전화를 막아 줍니다.

인수 서명을 받는 요령

납품서는 두 장을 인쇄해 한 장은 받는 쪽이 갖고, 한 장은 인수자 서명을 받아 우리가 가져오는 것이 기본입니다. 서명은 받은 사람의 이름을 자필로 받는 것이 좋고, 부서 도장만 받으면 나중에 누가 확인했는지 특정하기 어렵습니다. 문 앞에 두고 오는 무인 납품이라면 사진을 찍어 납품서와 함께 보관하세요. 겉포장 파손이나 수량 부족처럼 그 자리에서 보이는 문제는 인수자가 납품서 비고에 적고 서명하도록 하면 뒷말이 없습니다.

보관과 회계 처리

서명받은 납품서는 발주서, 세금계산서와 묶어 보관합니다. 매출 인식 시점을 납품 완료 기준으로 잡는 회사라면 이 서류가 시점을 증명하는 근거가 되고, "납품 후 며칠 이내 지급"으로 결제 조건을 정한 거래에서는 지급 기한을 세는 기준일이 됩니다. 월말에 납품서 합계와 세금계산서 금액을 한 번 대조해 두면 다음 달 미수금 대사가 훨씬 가벼워집니다.

이 서식은 일반적인 실무 관행을 바탕으로 만든 참고용입니다. 계약서에 검수와 인수 절차가 따로 정해져 있다면 그 절차가 우선합니다.