견적요청서

견적요청서를 따로 쓰는 이유

견적은 전화나 메신저로도 받을 수 있습니다. 그런데 그렇게 받은 견적은 비교가 안 됩니다. 어떤 곳은 부가세를 포함해 보내고 어떤 곳은 빼고 보내며, 운임을 넣은 곳과 안 넣은 곳이 섞입니다. 견적요청서는 여러 공급처에 같은 조건을 제시해 같은 기준의 답을 받기 위한 문서입니다. 조건이 통일되어야 단가만 놓고 비교할 수 있고, 나중에 왜 이 업체를 골랐는지 설명할 근거도 남습니다.

품목 표를 정확히 적는 것이 절반입니다

품명만 적고 규격을 비우면 공급처마다 다른 물건으로 견적을 냅니다. 규격·수량·단위를 반드시 채우세요. 원단이라면 폭과 중량, 부자재라면 호수와 길이처럼 그 품목에서 가격을 가르는 항목이 무엇인지 생각하고 적습니다. 수량은 이번 발주 물량인지 연간 예상 물량인지 밝히면 수량 할인 조건을 함께 받을 수 있습니다. 비고 칸에는 단위나 색상, 대체 가능 여부처럼 표에 안 들어가는 조건을 짧게 적으세요.

조건 칸에 반드시 담아야 하는 것

• 부가세 표기 — 별도인지 포함인지 지정하지 않으면 10% 차이로 비교가 어긋납니다.
• 결제 조건 — 마감일과 결제일, 결제 방식을 밝히면 공급처가 그 조건을 반영해 단가를 냅니다. 결제가 늦은 조건을 숨기면 나중에 단가 재협상 요구를 받습니다.
• 운임 부담 — 납품 장소와 함께 적습니다. 지방 공장 납품이면 운임이 단가에 적지 않은 영향을 줍니다.
• 회신 기한 — 날짜만 적지 말고 시각까지 적으면 마감이 분명해집니다. 기한이 촉박하면 견적의 질이 떨어지므로 품목 수를 감안해 잡으세요.
• 유효기간과 최소 발주 수량 — 공급처가 견적서에 적어 주도록 요청해 두면 발주 시점에 조건이 달라지는 일을 줄일 수 있습니다.

견적을 받은 뒤

회신을 받으면 단가만 보지 말고 납기·최소 수량·유효기간을 함께 표로 정리해 비교하세요. 가장 싼 곳이 납기를 못 맞추면 결국 더 비쌉니다. 비교 결과와 선정 사유는 간단히라도 남겨 두면 내부 결재와 감사 대응에 쓰입니다. 견적요청서 자체는 발주가 아니므로, 조건이 정해지면 발주서나 계약서로 다시 확정해야 합니다. 요청서 하단에 발주가 아니라는 문구를 남기는 이유가 그것입니다.

이 서식은 일반적인 실무 관행을 바탕으로 만든 참고용입니다. 견적 요청과 발주의 법적 성격은 거래 조건에 따라 달라지므로 발주는 별도 문서로 확정하세요.