입금확인서

입금확인서가 필요한 순간

거래처가 대금을 보냈는데 아무 회신이 없으면 보낸 쪽은 불안합니다. 통장에 찍힌 숫자만으로는 어느 건에 대한 돈인지, 전액인지 일부인지 알 수 없기 때문입니다. 입금확인서는 돈을 받은 쪽이 언제 얼마가 어느 계좌로 들어왔고 그것이 어떤 거래의 대금인지를 문서로 정리해 보내 주는 서류입니다. 세금계산서가 매출을 증명한다면 입금확인서는 수금을 증명합니다. 잔금 처리, 분할 납부 중간 확인, 보증금 수령처럼 금액을 두고 오해가 생기기 쉬운 거래에서 특히 값이 큽니다.

칸별로 이렇게 적습니다

• 수신·담당자 — 돈을 보낸 거래처와 그쪽 담당자를 적습니다. 경리 담당자 이름을 함께 적으면 회신이 빠릅니다.
• 건명 — 어떤 거래의 대금인지 한 줄로 씁니다. 계약명이나 거래명세서 번호를 그대로 옮기면 대조가 쉽습니다.
• 입금일·입금액 — 통장에 찍힌 날짜와 금액을 그대로 옮깁니다. 회사가 청구한 금액이 아니라 실제로 들어온 금액입니다.
• 입금 계좌·입금자명 — 받은 계좌와 통장에 표시된 입금자명을 적습니다. 대표자 개인 이름이나 계열사 이름으로 들어오는 경우가 흔한데, 그럴수록 이 칸이 중요합니다.
• 비고 — 일부 입금이면 남은 금액과 예정일을, 수수료가 빠졌으면 그 사실을 적습니다.

실무에서 자주 어긋나는 부분

가장 흔한 문제는 청구액과 입금액이 다른 경우입니다. 송금 수수료, 원천징수, 상계 처리 때문에 몇천 원에서 몇십만 원까지 차이가 나는데 이를 그대로 두면 몇 달 뒤 미수금 대사에서 다시 문제가 됩니다. 확인서에 실제 입금액을 적고 차액의 사유를 비고에 남기면 그 자리에서 정리됩니다. 또 하나는 확인서를 채권 전액을 받았다는 증거로 오해하는 것입니다. 이 서식은 표시된 금액이 들어왔다는 사실만 확인하므로, 남은 잔액이 있으면 비고에 반드시 명시해야 나중에 다투지 않습니다.

보내는 방법과 보관

작성한 뒤 인쇄해 날인하고 스캔본을 메일로 보내는 방식이 가장 일반적입니다. 회사 직인을 이미지로 올려 두면 화면에서 바로 날인된 형태로 출력됩니다. 발행한 확인서는 통장 거래 내역, 세금계산서와 함께 묶어 보관하면 결산 때 수금 흐름을 한 번에 확인할 수 있고, 거래처가 같은 건을 다시 물어봐도 바로 답할 수 있습니다.

이 서식은 일반적인 실무 관행을 바탕으로 만든 참고용입니다. 계약서에 대금 확인 절차가 따로 정해져 있다면 그 절차가 우선합니다.