소모품 신청서

소모품 신청서를 따로 쓰는 이유

볼펜 한 자루 사는 데 서류가 필요하냐는 말이 나올 법하지만, 신청서를 쓰는 진짜 이유는 승인이 아니라 집계입니다. 부서별로 무엇을 얼마나 쓰는지가 쌓여야 다음 분기 예산을 잡을 수 있고, 자주 나가는 품목은 미리 묶어 사서 단가를 낮출 수 있습니다. 메신저로 "토너 좀 사 주세요"라고 부탁하면 그 순간은 빠르지만 기록이 남지 않아 매번 같은 일이 반복됩니다. 신청서 한 장이 총무팀의 발주 주기를 만들어 줍니다.

칸별 작성 요령

• 필요일 — 언제까지 있어야 하는지를 적습니다. 신청일과 같은 날로 적으면 사실상 급행 요청이 되니, 발주와 배송에 걸리는 시간을 감안해 여유를 두세요.
• 품명·규격 — 규격이 신청서의 절반입니다. "토너"만 적으면 총무팀이 프린터 모델을 찾아 헤매게 됩니다. 모델명이나 호환 코드를 그대로 옮겨 적으세요. 사진을 찍어 함께 보내면 더 확실합니다.
• 수량 — 여유분을 포함했다면 비고에 그렇게 적습니다. 그래야 나중에 사용량을 볼 때 실제 소비량과 재고를 구분할 수 있습니다.
• 비고 — 회의실 비치용, 박스 단위처럼 구매 단위나 용도를 적습니다. 낱개와 박스를 헷갈리면 열 배가 오는 일이 실제로 생깁니다.
• 예산 계정 — 부서 예산에서 나가는지 프로젝트 비용인지 적어 두면 회계 처리가 빨라집니다.

사유는 재고 상황과 함께

사유란에 "필요함"이라고만 적으면 결재자가 판단할 근거가 없습니다. 지금 재고가 얼마나 남았는지, 언제부터 부족해지는지, 어떤 업무가 막히는지를 한 문장씩 적으면 승인도 빠르고 우선순위도 정해집니다. 정기적으로 나가는 품목이라면 "월 평균 2개 사용"처럼 소비 속도를 적어 두는 것이 다음 신청 때 자신에게도 도움이 됩니다.

받은 뒤에 할 일

물건이 도착하면 신청한 규격과 수량이 맞는지 그 자리에서 확인하세요. 다른 물건이 왔는데 며칠 지나 발견하면 교환이 번거로워집니다. 사무실 공용으로 쓰는 소모품은 받은 즉시 정해진 자리에 넣고, 재고 관리표가 있다면 입고 수량을 함께 적습니다. 금액이 큰 품목이나 여러 부서가 함께 쓰는 물건은 이 신청서 대신 구매요청서나 지출결의 절차를 거치는 회사가 많으니 사내 기준을 확인하세요.

이 서식은 일반적인 실무 관행을 바탕으로 만든 참고용입니다. 구매 한도나 결재선은 회사 규정에 따라 다르므로 사내 기준을 먼저 확인하세요.