계약해지 통보서

해지는 말이 아니라 서면으로

계약을 끝내기로 마음먹었다면 그 뜻이 상대에게 언제 전달되었는지가 중요해집니다. 전화로 "이제 그만하겠습니다"라고 말했다면 며칠 뒤 상대는 그런 이야기를 들은 적이 없다고 할 수 있습니다. 계약해지 통보서는 어떤 계약을, 어떤 근거로, 언제부터 끝내겠다는 뜻을 문서로 남겨 전달하는 서류입니다. 계약서에 사전 통보 기간이 정해져 있는 경우에는 그 기간을 지켰다는 사실을 보여 주는 근거가 되기도 합니다.

칸별 작성 요령

• 수신 정보 — 상호와 대표자, 주소를 계약서에 적힌 그대로 옮깁니다. 담당자 이름만 적고 회사를 빠뜨리면 통보가 제대로 갔는지 다투게 됩니다.
• 계약명과 체결일 — 같은 상대와 여러 계약이 있을 수 있으므로 어느 계약인지 특정해야 합니다. 계약서 표지의 제목과 날짜를 그대로 적으세요.
• 해지 근거 — 계약서 조항에 따른 해지인지, 기간 만료에 따른 갱신 거절인지, 합의 해지인지를 고릅니다. 근거에 따라 사전 통보 기간과 후속 처리가 달라집니다.
• 해지 사유 — 날짜와 사실을 순서대로 적습니다. 어떤 일이 몇 번 있었고, 어떤 요청을 언제 했으며, 그 결과가 어땠는지. 감정 표현은 힘을 빼앗고 사실 나열은 힘을 줍니다.
• 후속 조치 — 실무에서 가장 유용한 칸입니다. 잔여 대금 정산 시점, 보관 자료와 장비의 반환, 진행 중인 주문의 처리 범위를 적어 두면 해지 이후의 혼선이 크게 줄어듭니다.

보내기 전에 확인할 것

먼저 계약서를 다시 읽고 해지 조항을 확인하세요. 사전 통보 기간이 정해져 있다면 해지 예정일을 그에 맞춰 잡아야 합니다. 불이행을 이유로 든다면 그 전에 시정을 요구한 기록이 있는지도 살펴보세요. 요구 없이 곧바로 해지하면 상대가 이의를 제기할 여지가 커집니다. 또 해지와 해제는 뜻이 다르므로, 이미 이행된 부분을 되돌릴 생각이라면 표현과 후속 조치를 그에 맞게 조정해야 합니다.

전달 방법과 보관

메일과 우편을 함께 쓰는 방식이 무난합니다. 다툼이 예상된다면 내용증명 우편으로 보내 발송 사실과 날짜를 남기는 방법도 실무에서 널리 쓰입니다. 보낸 통보서, 발송 기록, 상대의 회신은 계약서와 함께 한 묶음으로 보관하세요. 해지 이후 정산이나 자료 반환이 마무리되면 그 확인 기록까지 같은 자리에 넣어 두면 나중에 되짚기 편합니다.

이 서식은 일반적인 실무 관행을 바탕으로 만든 참고용입니다. 해지의 요건과 효과는 계약서 내용과 사안에 따라 다르므로 다툼이 예상되면 전문가와 상의하세요.