파손·훼손 확인서

파손·훼손 확인서가 필요한 이유

회사 물건이 부서지면 두 가지가 동시에 필요합니다. 하나는 고치거나 새로 사기 위한 절차이고, 다른 하나는 왜 그렇게 됐는지에 대한 기록입니다. 확인서 없이 수리 견적부터 올리면 결재 과정에서 "이거 왜 부서졌냐"는 질문이 반드시 돌아옵니다. 그때 기억에 의존해 설명하면 사람마다 말이 달라집니다. 파손 사실을 알아차린 날 바로 이 서식을 채워 두면 이후 수리 품의, 보험 접수, 자산 대장 정리가 모두 이 한 장에서 출발합니다.

물품을 특정하는 칸

• 물품명과 자산번호 — 같은 모델이 여러 대인 회사라면 자산번호가 없으면 어느 것인지 확인할 수 없습니다. 자산 라벨의 번호를 그대로 옮겨 적으세요.
• 관리 부서 — 그 물건을 관리하는 부서를 적습니다. 사용한 부서와 관리 부서가 다른 경우가 흔한데, 수리 예산이 어느 쪽에서 나가는지와 직결됩니다.
• 발생 일시와 장소 — 파손을 알아차린 시각이 아니라 발생한 시각을 적는 것이 원칙입니다. 언제 부서졌는지 모른다면 마지막 정상 사용 시점과 발견 시점을 함께 적으세요.

경위는 동작 단위로 씁니다

"프로젝터가 파손됨"이라고만 적힌 확인서는 아무 정보도 주지 않습니다. 무엇을 하려고 했고, 어떤 동작을 했고, 그 결과 어디가 어떻게 망가졌는지를 순서대로 적으세요. 파손 부위를 구체적으로 쓰면 견적을 받을 때도 그대로 쓸 수 있습니다. 사람이 다쳤는지 여부는 반드시 밝히고, 다쳤다면 이 서식과 별개로 사고 보고와 안전 절차가 먼저 진행돼야 합니다.

책임 소재는 단정하지 말고

파손 확인서에서 가장 조심할 칸이 책임 소재입니다. 작성자가 곧바로 "내 잘못"이라고 적기 쉽지만, 노후나 정기 점검 누락처럼 관리 쪽 문제가 겹친 경우가 많습니다. 원인이 확실하지 않으면 "원인 불명(조사 중)"으로 두고 참고 칸에 설치 연도나 점검 이력 같은 사실만 적으세요. 비용 부담은 확인서가 아니라 조사 결과와 회사 규정으로 정해지는 것이 정상입니다.

조치 칸이 결재 속도를 바꿉니다

이미 한 조치와 앞으로 필요한 조치를 나눠 적습니다. 전원 차단, 사용 통제, 사진 촬영처럼 즉시 한 일을 먼저 쓰고, 견적 요청이나 동일 설비 점검처럼 요청할 사항을 뒤에 씁니다. 같은 원인으로 다른 곳도 위험하다면 그 점을 적어 두는 것이 이 서식의 가장 큰 값어치입니다. 한 대가 부서진 사건이 열 대의 사고를 막는 계기가 됩니다.

마무리

사진은 파손 직후, 이동 전에 여러 각도로 찍어 두고 확인서에 매수를 적어 함께 보관하세요. 결재가 끝나면 자산 대장의 상태를 갱신하고, 폐기했다면 폐기 일자를 남깁니다. 대장과 현물이 어긋나기 시작하는 지점이 대개 이 파손 처리 단계입니다.

이 서식은 일반적인 실무 관행을 바탕으로 만든 참고용입니다. 비용 부담과 징계 여부는 회사 규정과 사실 조사에 따라 정해집니다.