진술서

진술서를 쓰게 되는 상황

사내에서 사고가 났거나, 물품이 파손됐거나, 직원 사이에 다툼이 있었을 때 회사는 무슨 일이 있었는지 정리해야 합니다. 그때 당사자나 목격자에게 받는 문서가 진술서입니다. 보험 청구, 산업재해 처리, 징계 절차, 거래처와의 책임 조율 같은 후속 절차의 출발점이 되기 때문에 기억이 선명할 때 바로 받는 것이 중요합니다. 며칠만 지나도 시각과 순서가 흐려지고, 다른 사람 이야기가 섞이기 시작합니다.

사실과 의견을 분리해서 쓰세요

진술서가 힘을 잃는 가장 큰 이유는 본 것과 생각한 것이 뒤섞이기 때문입니다. "지게차가 팔레트와 접촉하는 소리를 들었다"는 사실이고, "운전자가 부주의했던 것 같다"는 의견입니다. 의견을 꼭 적어야 한다면 "본인 생각으로는"이라고 밝히고, 다른 사람에게 들은 내용은 "○○에게 들었다"고 출처를 적습니다. 읽는 사람이 무엇을 사실로 받아들일지 판단할 수 있게 하는 것이 진술서의 목적입니다.

칸별 작성 요령

• 진술인 — 성명·소속·연락처를 적습니다. 나중에 확인 연락이 올 수 있으므로 실제로 닿는 번호를 넣으세요. 사외 목격자라면 주소 칸도 채웁니다.
• 사건 개요 — 한 줄짜리 제목입니다. "3번 하역장 지게차 접촉에 따른 적재물 파손 건"처럼 장소와 일이 드러나게 씁니다.
• 발생 일시 — 분 단위까지 적을 수 있으면 적습니다. 정확하지 않다면 "14시 20분경"처럼 대략적임을 밝히는 편이 낫습니다. 없는 정확도를 만들어 내면 오히려 신뢰를 잃습니다.
• 진술 내용 — 시간 순서대로 씁니다. 무엇을 하고 있었는지, 무엇을 보고 들었는지, 그 뒤에 어떻게 했는지 순으로 쓰면 자연스럽게 정리됩니다. 마지막은 "이상은 본인이 직접 보고 들은 사실입니다"로 맺습니다.
• 첨부 자료 — 사진이나 캡처가 있으면 몇 매인지 적고 함께 제출합니다.

쓰는 사람이 조심할 점

회사가 원하는 결론에 맞춰 내용을 고쳐 쓰라는 요구를 받는 일이 있습니다. 진술서는 서명한 사람의 이름으로 남는 문서이므로, 본인이 확인하지 못한 내용은 넣지 않는 편이 안전합니다. 반대로 받는 쪽도 진술 내용을 임의로 수정해서는 안 됩니다. 고칠 부분이 있으면 작성자가 직접 고치고 그 자리에 서명하게 합니다.

작성한 뒤

인쇄해 서명하거나 날인하고 사본을 한 부 갖고 있으면 좋습니다. 회사는 사고 보고서, 사진, 관련 서류와 함께 묶어 보관합니다. 여러 사람에게 받았다면 각자 따로 쓰게 하세요. 함께 모여 맞춰 쓴 진술서는 내용이 똑같아져서 오히려 신뢰를 얻기 어렵습니다.

이 서식은 일반적인 실무 관행을 바탕으로 만든 참고용입니다. 수사나 재판 절차에 제출할 문서라면 요구되는 형식이 다를 수 있으므로 미리 확인하세요.