접대비 사용내역서

접대비는 기록이 곧 증빙입니다

거래처와 밥을 먹거나 차를 마시는 자리는 업무의 연장이지만, 회계에서는 가장 까다롭게 보는 지출입니다. 영수증만 있으면 되는 다른 비용과 달리 접대비는 "누구와, 왜 만났는가"가 함께 남아야 업무 관련성을 설명할 수 있기 때문입니다. 세법에서는 기업업무추진비라는 이름을 쓰고, 한도와 증빙 요건을 따로 두고 있습니다. 이 서식은 카드 전표에 찍히지 않는 정보, 즉 상대방과 목적을 채워 넣는 역할을 합니다.

칸별 작성 요령

• 접대 일자와 시각 — 카드 전표에 찍힌 승인 시각과 맞아야 합니다. 결제만 나중에 했다면 실제 만난 날을 적고 사유를 목적란에 덧붙이세요.
• 장소 — 상호와 지역을 함께 적습니다. 같은 이름의 가게가 여러 곳이라 지역이 없으면 확인이 어렵습니다.
• 상대방 — 회사명뿐 아니라 이름과 직위를 적습니다. 이 칸이 비어 있으면 사적 지출과 구분되지 않습니다. 인원이 많으면 대표자 두세 명을 적고 뒤에 외 몇 명을 붙입니다.
• 우리측 참석자 — 우리 회사 사람도 모두 적습니다. 총 참석 인원과 이름 수가 맞는지 확인하세요.
• 결제 수단 — 법인카드가 원칙입니다. 개인카드로 먼저 결제했다면 그 사실을 밝히고 정산 절차를 따로 밟습니다.

목적란을 잘 쓰는 법

"거래처 미팅" 다섯 글자로는 아무것도 설명되지 않습니다. 어떤 건 때문에, 어느 단계에서 만난 자리인지를 한두 문장으로 적으세요. 단가 협의를 앞둔 사전 조율인지, 납기 지연에 대한 사과 자리인지, 신규 거래를 트기 위한 첫 인사인지가 드러나야 합니다. 결과란에는 그날 정해진 것과 다음 일정을 적습니다. 이 두 칸이 채워진 문서는 나중에 영업 이력 자료로도 쓸 수 있습니다.

주의할 점

같은 상대와 짧은 기간에 반복해 자리를 만들면 사유가 더 분명해야 합니다. 참석자를 실제보다 부풀려 적는 것은 어떤 경우에도 하지 마세요. 결제자와 실제 참석자가 다른 경우, 예를 들어 팀장 카드로 결제하고 팀장은 참석하지 않았다면 그 사정을 적어 둡니다. 작성한 문서는 카드 전표와 영수증을 붙여 함께 보관하고, 월 단위로 묶어 두면 한도 관리와 결산 때 확인이 훨씬 수월합니다.

이 서식은 일반적인 실무 관행을 바탕으로 만든 참고용입니다. 손금 인정 한도와 증빙 요건은 관련 법령과 회사 규정에 따르며, 구체적인 판단은 세무 담당자와 상의하세요.