대금지급확인서

지급한 쪽이 먼저 보내는 서류

대금을 받은 쪽이 쓰는 것이 입금확인서라면, 대금지급확인서는 지급한 쪽이 먼저 보내는 서류입니다. 송금 버튼을 누른 것만으로는 상대가 어느 건에 대한 돈인지 모릅니다. 특히 한 거래처와 여러 건이 걸려 있거나, 원천징수나 상계 때문에 청구액과 송금액이 달라졌을 때는 아무 설명 없이 돈만 들어가면 상대 경리가 미수금을 못 지웁니다. 지급 사실과 내역을 한 장으로 정리해 보내면 상대는 그날 바로 장부를 정리하고, 우리 쪽도 "돈 언제 주느냐"는 전화를 받지 않습니다.

칸별 작성 요령

• 지급일과 지급 방법 — 실제 송금이 실행된 날을 적습니다. 결재가 난 날이나 지급 예정일이 아닙니다. 어음이나 상계처럼 현금이 오가지 않는 방식은 반드시 방법 칸에서 고르세요.
• 지급 계좌 — 받는 쪽 계좌를 적습니다. 거래처가 계좌를 여러 개 쓰는 경우 어디로 넣었는지가 곧 확인 요청의 답이 됩니다.
• 지급 내역 — 거래일·건명·수량·단가를 한 줄에 하나씩 적으면 금액과 합계가 자동으로 계산됩니다. 건별 금액만 있는 항목은 수량을 1로 두고 단가 칸에 금액을 넣으면 됩니다.
• 비고 — 실무에서 가장 중요한 칸입니다. 원천징수 공제액, 지난달 과오납 상계, 지연이자 가산처럼 합계와 실제 송금액이 달라진 이유를 여기에 적습니다.

자주 생기는 문제

첫째, 표의 합계와 통장에서 빠져나간 금액이 다른 경우입니다. 이 서식의 합계는 지급 내역의 총액이므로, 공제가 있었다면 비고에 실제 송금액을 함께 적어 두어야 상대가 헷갈리지 않습니다. 둘째, 세금계산서 발행 시점과 지급 시점을 혼동하는 경우입니다. 확인서는 돈이 나간 사실을 알리는 서류일 뿐 계산서 발행을 대신하지 않습니다. 셋째, 부분 지급을 전액 지급처럼 적는 경우입니다. 남은 금액과 다음 지급 예정일을 비고에 적어 두면 다음 달 대사가 훨씬 수월합니다.

보관과 후속 처리

발행한 확인서는 송금 이체증, 세금계산서, 발주서와 한 묶음으로 보관합니다. 감사나 세무 자료 요청이 들어왔을 때 이 네 가지가 붙어 있으면 설명이 한 번에 끝납니다. 상대에게는 인쇄해 날인한 스캔본을 메일로 보내는 방식이 가장 흔하며, 회사 직인 이미지를 올려 두면 화면에서 바로 날인된 형태로 출력됩니다. 매달 반복되는 거래라면 문서번호에 연월과 일련번호를 넣어 관리하면 찾기 쉽습니다.

이 서식은 일반적인 실무 관행을 바탕으로 만든 참고용입니다. 세금계산서 발행과 원천징수 처리는 회사의 회계 기준과 관련 법령에 따릅니다.