영업 상담일지

일보와 상담일지는 다른 문서입니다

영업일보가 하루를 가로로 훑는다면 상담일지는 거래처 하나를 세로로 파고듭니다. 일보의 한 줄이 "한빛물산 방문, 단가 협의"라면 상담일지에는 그 한 줄 뒤에 있던 대화가 통째로 들어갑니다. 두 문서는 용도가 달라 둘 다 필요합니다. 일보는 하루 활동량을 보고하고, 상담일지는 그 거래처와의 협상이 어디까지 왔는지를 남깁니다. 계약이 길게 이어지는 거래일수록 상담일지 쪽이 값이 큽니다.

상담 내용은 요약이 아니라 기록입니다

여기서 흔한 실수가 "좋은 분위기였음", "긍정적 반응" 같은 인상평입니다. 나중에 아무 쓸모가 없습니다. 상대가 말한 숫자와 조건, 그리고 우리가 답한 내용을 그대로 남기세요. 3%인지 5%인지, 회신 기한이 9월 10일인지 15일인지가 다음 협상의 출발점이 됩니다. 안건이 여럿이면 문단을 나누고, 상대의 요구 · 우리의 답변 · 잠정 결론 순으로 적으면 읽는 사람이 흐름을 놓치지 않습니다. 경쟁사 이야기나 선정 기준처럼 상대가 흘린 정보도 반드시 적어 두세요. 그 한 줄이 제안 방향을 바꾸기도 합니다.

칸별 요령

• 상담 방식 — 방문·전화·이메일에 따라 기록의 무게가 다릅니다. 이메일 상담이면 원본 메일을 함께 보관해 두세요.
• 진행 단계 — 이 칸을 매번 갱신하면 거래처 목록을 단계별로 모아 볼 수 있어 어디에 시간을 더 써야 하는지가 보입니다. 진전이 없으면 단계를 그대로 두는 것이 정직한 기록입니다.
• 고객 요구 사항 — 상담 내용에서 요구만 따로 뽑아 한 줄씩 적습니다. 나중에 제안서나 견적서를 만들 때 이 목록이 그대로 체크리스트가 됩니다.
• 다음 조치 — 조치·기한·담당을 함께 적고, 상대가 하기로 한 일과 우리가 할 일을 구분하세요. 기한이 없는 조치는 잊힙니다.
• 다음 접촉 예정일 — 이 칸을 비워 두면 상담이 그날로 끝납니다. 회신을 기다리는 상황이어도 확인 전화를 걸 날짜를 정해 적어 두세요.

쌓이면 무엇이 되는가

같은 거래처의 상담일지를 시간순으로 붙여 놓으면 협상의 흐름이 그대로 보입니다. 어떤 조건에서 상대가 움직였고 어디서 멈췄는지가 남아 담당자가 바뀌어도 이어집니다. 요약은 고객 관리카드의 상담 이력 칸에 한 줄로 옮겨 두면 카드 한 장으로 전체 흐름을 훑고 필요할 때 이 일지를 펼쳐 보는 구조가 됩니다. 상담에서 오간 조건은 합의가 아니므로, 확정된 내용은 반드시 견적서나 계약서로 다시 문서화하세요.

이 서식은 일반적인 실무 관행을 바탕으로 만든 참고용입니다. 상담 기록은 내부 자료이며, 구속력 있는 조건은 견적서·계약서로 확정해야 합니다.