정산서

정산서가 필요한 거래

한 건씩 주고받는 거래라면 납품서와 세금계산서만으로 충분합니다. 그런데 한 달 동안 열 번 납품하고, 중간에 두 번 입금받고, 반품이 한 건 끼면 이야기가 달라집니다. 누구도 머릿속으로 그 계산을 정확히 하지 못합니다. 정산서는 정해진 기간의 거래를 한 표에 모으고, 그동안 오간 돈과 반품·할인 같은 조정을 반영해 최종적으로 얼마가 남았는지를 한 줄로 보여 주는 서류입니다. 월말 마감이 있는 거래처, 프리랜서와의 프로젝트 정산, 위탁 판매 수수료 정산에서 특히 많이 씁니다.

칸별 작성 요령

• 정산 기간 — 시작일과 종료일을 못 박습니다. 기간이 겹치거나 비면 다음 달 정산에서 같은 건을 두 번 세거나 빠뜨리게 됩니다.
• 거래 내역 — 거래일·건명·수량·단가를 줄마다 적으면 금액과 합계가 자동으로 계산됩니다. 이 합계가 정산의 출발점인 공급액입니다.
• 기지급액 — 정산 기간 안에 실제로 받은 금액을 적습니다. 예정된 입금이 아니라 통장에 들어온 금액입니다.
• 조정액 — 반품이나 할인처럼 빼야 할 항목은 앞에 빼기 부호를 붙여 적고, 지연이자나 추가 비용처럼 더할 항목은 그대로 적습니다. 사유는 반드시 비고에 남기세요.
• 정산 잔액 — 공급액 합계에서 기지급액과 조정액을 반영한 최종 금액입니다. 계산 결과를 직접 확인하고 적는 칸이므로 표의 합계와 한 번 대조하세요.

실무에서 갈리는 지점

가장 자주 다투는 부분은 조정액입니다. 반품 수량과 단가, 할인율의 근거를 적어 두지 않으면 상대는 금액만 보고 이의를 제기합니다. 비고에 날짜와 수량, 계산 근거를 한 줄씩 적어 두면 대부분 그 자리에서 정리됩니다. 두 번째는 부가세 처리입니다. 표의 금액을 공급가로 볼지 세금 포함으로 볼지 미리 정하고 문서 하단에 명시해야 합니다. 세 번째는 회신 기한입니다. 이의 제기 기한을 정해 두면 뒤늦게 지난달 정산을 다시 열자는 요구를 막을 수 있습니다.

보낸 뒤의 처리

정산서는 세금계산서 발행과 미수금 관리의 기준이 됩니다. 상대의 확인을 받은 정산서는 해당 기간의 거래명세서, 입금 내역과 함께 묶어 보관하고, 다음 기간 정산서의 시작 잔액으로 이어 씁니다. 매달 같은 서식으로 보내면 상대 경리도 어디를 봐야 할지 알기 때문에 처리 속도가 눈에 띄게 빨라집니다.

이 서식은 일반적인 실무 관행을 바탕으로 만든 참고용입니다. 계약서에 정산 주기와 이의 제기 절차가 정해져 있다면 그 내용이 우선합니다.